Većina putnika razmišlja o transferu tako što pogleda koliko traje vožnja do aerodroma i na to doda malo rezerve, a to je upravo obrnut redosled od onoga koji koriste ljudi koji putuju često. Ispravan pristup polazi od vremena poletanja i računa unazad, dakle prvo se odredi koliko pre poletanja treba biti na aerodromu, zatim se doda vreme potrebno za vožnju u tom konkretnom delu dana, pa se na to doda rezerva za nepredviđeno. Tek tada se dobija vreme polaska sa adrese, koje je jedini podatak koji putniku zaista treba. Razlog za ovaj redosled je što se ono što se dešava na aerodromu ne može ubrzati, dakle red na prijavi, kontrola bezbednosti i pasoška kontrola imaju svoje trajanje koje zavisi od gužve, dok se vožnja može planirati. Kada se ide obrnutim redosledom, dakle od željenog vremena ustajanja, redovno se dobija termin koji izgleda razumno na papiru, a u praksi ostavlja svega desetak minuta rezerve.
Preporuke aviokompanija su prilično ujednačene i vredi ih poštovati, jer su nastale iz iskustva, a ne iz opreza. Za letove unutar Evrope se po pravilu preporučuje dolazak oko dva sata pre poletanja, dok se za dalje i interkontinentalne letove računa oko tri sata, a kod grupnih putovanja i u periodima najveće gužve i više od toga. Ovo nisu proizvoljni brojevi, jer se šalteri za prijavu putnika najčešće zatvaraju oko četrdeset pet minuta pre poletanja, a izlaz na avion se zatvara još ranije, dakle po pravilu petnaest do dvadeset minuta pre vremena poletanja. Putnik koji stigne u poslednjem trenutku može proći kroz prijavu i ipak zakasniti na izlaz, jer je udaljenost do izlaza na velikim aerodromima znatno veća nego što izgleda. Uz to, letnji i praznični periodi donose duže redove, pa se u tim danima na sve navedeno dodaje dodatna rezerva.
Vreme vožnje nije konstanta i to je najčešći izvor pogrešnih procena. Ista relacija koja se u nedelju ujutru pređe za dvadesetak minuta u ponedeljak u sedam ujutru ili u petak posle podne traje osetno duže, jer se poklapa sa vršnim opterećenjem saobraćajnica. Zbog toga se pri planiranju uvek gleda doba dana, dan u nedelji i aktuelno stanje na trasi, dakle radovi i eventualna zatvaranja, jer se u Beogradu radovi na saobraćajnicama i mostovima menjaju iz meseca u mesec. Kod polazaka u ranim jutarnjim satima, dakle između četiri i šest, saobraćaj praktično ne postoji, pa je procena precizna. Kod polazaka između sedam i deset i između šesnaest i devetnaest sati, rezerva se udvostručuje. Ozbiljan prevoznik zbog toga nikada ne daje jednu istu procenu za sve termine, nego pita kada je let i predlaže vreme polaska prema tom konkretnom danu i satu.
Kod dolaska na aerodrom postoji jedan podatak koji rešava skoro sve nedoumice, a to je broj leta. Sa njim se let prati u realnom vremenu, pa se vozač usklađuje sa stvarnim, a ne sa planiranim vremenom sletanja, što znači da putnik koji kasni sat i po zbog kašnjenja aviona i dalje ima vozilo koje ga čeka, a putnik koji je sleteo ranije ne mora da čeka. Bez tog podatka se cela organizacija oslanja na pretpostavku i na telefonski poziv posle sletanja, što je nepraktično upravo u trenutku kada putnik izlazi iz aviona i uključuje telefon. Uz broj leta se prosleđuje i podatak odakle let dolazi, jer to određuje da li putnik prolazi kroz pasošku kontrolu, a to bitno menja vreme od sletanja do izlaska u dolaznu halu. Za odlazak se, sa druge strane, javlja vreme poletanja, a ne vreme kada bi putnik voleo da krene.
Ovo je deo koji putnici stalno potcenjuju, a ima direktne posledice na dogovor o vremenu čekanja. Od trenutka kada avion dodirne pistu do trenutka kada putnik izađe u dolaznu halu prolazi znatno više vremena nego što deluje, jer se dešava nekoliko koraka redom, dakle rulanje do parking pozicije, izlazak iz aviona, prevoz do terminala kada avion ne stoji uz rukavac, hodanje kroz terminal, pasoška kontrola i, na kraju, čekanje prtljaga. U praksi se za letove sa predatim prtljagom računa između trideset i šezdeset minuta od sletanja do izlaska, a kod gužve i kod više aviona koji slete u isto vreme i duže. Zbog toga se u ozbiljnim dogovorima definiše period besplatnog čekanja posle sletanja, koji je najčešće dovoljan za normalnu proceduru, a putnik unapred zna šta se dešava ako se čekanje produži zbog izgubljenog prtljaga ili dodatne kontrole.
Nesporazum oko mesta sastanka je najčešći uzrok nervoze pri dolasku, iako se rešava jednom rečenicom unapred. Postoje dva uobičajena scenarija. Prvi je dočekivanje u dolaznoj hali, dakle vozač stoji sa tablom na kojoj piše ime putnika ili naziv firme, i to je najsigurnija varijanta za putnike koji dolaze prvi put, za starije osobe, za grupe i za goste iz inostranstva. Drugi je da se putnik javi po izlasku, pa se sastanak dogovara na tačno određenom mestu ispred terminala. Kod grupa i porodica sa decom prva varijanta je praktično uvek bolja, jer se sav prtljag preuzima na jednom mestu i niko ne luta. Bez obzira na dogovor, korisno je da putnik ima broj telefona vozača i da vozač ima broj putnika, jer se u zgradi aerodroma signal i dostupnost razlikuju, pa je poruka često brža od poziva.
Broj putnika je samo pola informacije, a druga polovina je prtljag i upravo se ona najčešće ne kaže. Standardna limuzina višeg srednjeg razreda realno prima dva velika kofera i dva komada ručnog prtljaga, i to je granica koja se ne pomera bez obzira na broj sedišta. To u praksi znači da četvoro ljudi sa četiri velika kofera ne staje u vozilo koje ima četiri mesta za putnike, jer prtljažnik nije četvorosed. Zbog toga se pri rezervaciji navodi tačan broj i tip komada, dakle koliko je velikih kofera, koliko manjih, ima li rančeva i da li postoji nešto vangabaritno kao što su skije, golf oprema, muzički instrument, kolica za bebu ili invalidska kolica. Sa tim podacima se bira vozilo, dakle limuzina, veći terenac ili kombi, i time se izbegava najneprijatnija situacija na aerodromu, dakle vozilo koje je stiglo, a prtljag ne može da uđe.
Ovo je tema o kojoj se ne pregovara, jer je regulisana propisima, a ne dogovorom. Deca do određenog uzrasta moraju biti prevožena u odgovarajućem sistemu za vezivanje, dakle u sedištu koje odgovara njihovoj visini i masi, a za manju decu važe i ograničenja u pogledu prednjeg sedišta. Praktična posledica je da se potreba za dečjim sedištem prijavljuje pri rezervaciji, uz uzrast i masu deteta, kako bi se obezbedila odgovarajuća grupa sedišta, jer sedište za bebu i sedište za dete od šest godina nisu isto. Kod porodica koje putuju avionom postoji i dodatna varijanta, dakle da porodica nosi sopstveno sedište, pa se ono montira po dolasku, ali i tu je važno da se najavi, jer sedište zauzima prostor u vozilu. Ovo je detalj koji istovremeno govori i o ozbiljnosti prevoznika, jer prevoznik koji ne pita za decu i ne nudi sedišta zapravo nudi vožnju koja nije u skladu sa propisima.
Razlika nije u samoj vožnji nego u tome šta je unapred definisano. Kod unapred dogovorenog transfera cena je poznata pre polaska i ne zavisi od gužve i dužine puta, vozilo i vozač su određeni, let se prati, a putnik ima potvrdu rezervacije i po potrebi račun na firmu. Uz to se unapred zna kakvo je vozilo, koliko prtljaga prima i da li ima dečje sedište. Kod uzimanja prevoza na licu mesta ti elementi se rešavaju u trenutku, pa se putnik oslanja na sreću i na to koliko je vozila slobodno u tom času, što u ranim jutarnjim satima, u toku noći i kod većih grupa ume da bude problem. Za poslovne putnike postoji i praktična strana, jer se transfer plaća unapred ili preko računa, pa nema potrebe za gotovinom, a putovanje se lako pravda kroz troškove. Zbog toga se unapred dogovoreni transfer ne posmatra kao skuplja varijanta prevoza nego kao planirana stavka putovanja.
Ove situacije nisu retke i vredi znati kako se rešavaju. Kod kašnjenja aviona se, ako je prosleđen broj leta, vreme dolaska automatski koriguje i vozilo dolazi prema stvarnom vremenu sletanja, pa putnik ne mora ništa da radi. Kod dužih kašnjenja se javlja pitanje raspoloživosti vozila, pa se rešenje dogovara, ali je i tada ključno da prevoznik zna za promenu na vreme. Kod otkazanog leta putnik obaveštava prevoznika što pre, jer se tada transfer ili otkazuje ili pomera na novi termin, u skladu sa uslovima. Kod preusmeravanja leta na drugi aerodrom, situacija se rešava dogovorom, jer je reč o potpuno drugoj relaciji i drugoj ceni. Zajedničko za sve tri situacije je da se rešavaju lako ako postoji komunikacija, a komplikuju se samo kada putnik ćuti do poslednjeg trenutka.
Veliki deo letova sa aerodroma poleće u vrlo ranim jutarnjim satima, pa transferi kreću između tri i pet ujutru, i tu postoje dva praktična detalja. Prvi je da se u tom periodu saobraćaj praktično ne računa, pa je procena vremena vožnje precizna, što putniku omogućava da spava duže nego što misli, ali ne i da izostavi rezervu za nepredviđeno. Drugi je da se u noćnim satima potvrda dogovora radi večer ranije, jer se u tri ujutru ništa ne dogovara telefonom. Za putnike je korisno da se ulazna vrata zgrade, kapija i pristup vozilu provere unapred, jer se u nekim naseljima i stambenim kompleksima noću ne može prići do samog ulaza. Isto važi i za dolaske kasno uveče, kada je važno da neko zna gde tačno vozilo može da stane i da se putnik ne izbacuje sa prtljagom na mestu udaljenom od ulaza.
Kada putuje više ljudi ili kada se putovanje sastoji iz nekoliko delova, planiranje je nešto složenije, ali i tada postoji jasna logika. Za grupe se prvo utvrđuje da li svi putuju sa iste adrese ili se pokupljaju na više mesta, jer svako dodatno stajanje produžava ukupno vreme za deset do dvadeset minuta, uključujući ulazak i utovar prtljaga. Kod poslovnih putovanja se često dogovara i vožnja koja se ne završava dolaskom na adresu, dakle prevoz do više lokacija u toku dana ili raspoloživost vozila u određenom periodu, i to je odvojena vrsta usluge. Za sve to je najvažnije da se plan napravi unapred i da se broj i vrsta stajanja definišu, jer se cena i vreme računaju iz njih. Kod dolaska stranih partnera se dodaje i dogovor o jeziku na kome se komunicira, kao i o načinu dočeka, jer je gostu koji prvi put dolazi u zemlju najlakše kada ga u dolaznoj hali čeka natpis sa imenom.
Da bi transfer prošao bez ijednog pitanja usput, korisno je da se pri rezervaciji jednom rečenicom pošalju svi podaci. To su datum i vreme, dakle vreme poletanja kod odlaska i broj leta i vreme sletanja kod dolaska, tačna adresa polaska ili odredišta sa brojem i ulazom, broj putnika, tačan broj i vrsta komada prtljaga, podatak o deci sa uzrastom radi sedišta, broj telefona putnika i način plaćanja, a kod firmi i podaci za račun. Uz to se navodi sve što je posebno, dakle vangabaritni prtljag, kućni ljubimac, potreba za pomoći pri kretanju ili više tačaka usput. Kada su ti podaci poznati, prevoznik može tačno da odredi vozilo, vreme polaska i cenu, pa se putnik na dan putovanja bavi samo svojim putovanjem. To je i najkraća definicija dobro organizovanog transfera, dakle usluga o kojoj ne morate da razmišljate dok traje.
